Chapter 6

ข้อมูลและการจัดการข้อมูล

ความหมายของข้อมูล

     ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีการรวบรวมไว้และมีความหมาย อาจเกี่ยวข้องกับคน สิ่งของหรือเหตุการณ์อื่นๆ ในการประมวลผลคอมพิวเตอร์นิยมใช้เป็นส่วนนำเข้าพื้นฐานเพื่อให้ได้สารสนเทศสำหรับการช่วยตัดสินใจและนำเอาไปใช้ประโยชน์อื่นๆ อีกได้ตามต้องการ

ภาพที่ 6.1 ข้อมูลที่ถูกจัดเรียงใหม่ให้น่าใช้ขึ้นกว่าเดิม

แหล่งข้อมูล

      1. แหล่งข้อมูลภายใน เป็นแหล่งกำเนิดของข้อมูลที่อยู่ภายในองค์กรทั่วไป ข้อมูลที่ได้มานั้นอาจมาจากพนักงานหรือมีอยู่แล้วในองค์กร ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นจะให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงต่างๆ ภายในองค์กรแต่เพียงอย่างเดียว

ภาพที่ 6.2 แหล่งข้อมูลภายใน

     2. แหล่งข้อมูลภายนอก เป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลที่มีอยู่ภายนอกองค์กร โดยทั่วไปแล้วสามารถนำข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือนำมาใช้กับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้ระบบงานที่สมบูรณ์ขึ้น 

ภาพที่ 6.3 แหล่งข้อมูลภายนอกจากผู้ให้บริการข้อมูล เช่น settrade

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

     ข้อมูลที่ดี ย่อมหมายถึง ความได้เปรียบในการดำเนินการตามไปด้วย ซึ่งจำเป็นต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
     1. ความถูกต้อง (Accuracy) ต้องมีความถูกต้องเพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ ข้อมูลที่ไม่เป็นจริงและมีความคลาดเคลื่อนอยู่มาก อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อการเอาข้อมูลนั้นไปใช้ต่ออีกได้

      2. มีความเป็นปัจจุบัน (Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เนื่องจากเหตุการณ์ต่างๆ มักเกิดขึ้นใหม่อยู่ตลอดเวลา

     3. ตรงตามความต้องการ (Relevance) ควรมีการสำรวจเกี่ยวกับขอบเขตของข้อมูลที่จะนำมาใช้ให้สอดคล้อง และตรงกับความต้องการของหน่วยงานให้มากที่สุด

     4. ความสมบูรณ์ (Complete) การนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์นั้นจะต้องมีความสมบูรณ์ของข้อมูลมากพอ จึงจะทำให้การนำเอาไปใช้นั้นเกิดประโยชน์อย่างเต็มที่

     5. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) หากต้องการนำข้อมูลมาประมวลผลจึงควรเลือกข้อมูลที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา หรือแหล่งที่มีหลักฐานอ้างอิงต่างๆ เสียก่อน เพื่อป้องกันข้อมูลที่ไม่เกิดประโยชน์และอาจนำผลเสียหายมาให้ได้  

การแบ่งลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล (Hierarchy of Data)

     ในการจัดการข้อมูลนั้นจะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้และประมวลผล ซึ่งจะขออธิบายเกี่ยวกับลำดับชั้นข้อมูลพื้นฐานที่ควรทราบ ดังต่อไปนี้      

ที่ 6.4 ลำดับชั้นของการจัดการข้อมูล

     - บิต (Bit – Binary Digit) เป็นลำดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด จะมีเพียง 2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และบิต 1

     - ไบต์ (Byte) เป็นการนำบิตมารวมกันหลายๆ บิต  โดยกลุ่มของบิตจำนวน 8 บิต มีค่าเท่ากับ 1 ไบต์

     - ฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field) เป็นการนำกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วยข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น แล้วแสงดลักษณะ หรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง

     - เรคอร์ด (Record) เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และนำมาจัดเก็บรวมกันเป็นหน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วยเดียว

     - ไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File) เป็นการนำเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆ เรคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูปแบบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน  

ภาพที่ 6.5 แฟ้มตารางข้อมูลคะแนนนักศึกษาวิชาคอมพิวเตอร์

     - ฐานข้อมูล (Database) เกิดจากการรวบรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กันนั้นมาเก็บรวมกันไว้ที่เดียว โดยจะมีการเก็บคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล (data dictionary        

          ฐานข้อมูลมักเกี่ยวข้องกับการดำรงชีวิตประจำวันของเรา พอจะยกตัวอย่างได้ดังต่อไปนี้

          - ฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับประชากรในประเทศไทยทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการเกิด การตาย การย้ายหรือเปลี่ยนแปลงที่อยู่ รวมถึงข้อมูลอื่นๆ 

          - ฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา ผลการเรียน ความประพฤติ รวมถึงข้อมูลทางบ้านของนักศึกษา ซึ่งสามารถตรวจสอบ ติดตามหรือเรียกใช้ข้อมูลต่างๆ ได้

          - ฐานข้อมูลบุคลากร จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดในองค์กร เช่น ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา คู่สมรส บุตร สุขภาพการเจ็บป่วย เป็นต้น

โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)

     การจัดเก็บข้อมูลจะต้องมีวิธีกำหนดโครงสร้าง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลมีความเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลอาจแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะดังนี้

     โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File Structure)

     เป็นโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เนื่องจากมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลำดับเรคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การใช้งานของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับนี้จึงเหมาะสมกับงานประมวลผลที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ ตามลำดับและในปริมาณครั้งละมากๆ    

ภาพที่ 6.6 แฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ                          

     โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)                                                         

     เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง เมื่อต้องการอ่านค่าเรคอร์ดใดๆ สามารถเลือกหรืออ่านค่านั้นได้ทันที ไม่จำเป็นต้องผ่านเรคอร์ดแรกๆ เหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ โครงสร้างข้อมูลแบบสุ่มนี้ แบ่งตามลักษณะการทำงานออกได้เป็น 2 ประเภท คือ

          1. แบบแฮชไฟล์ (Hash File) เป็นลักษณะโครงสร้างที่มีการเข้าถึงแบบสุ่ม ซึ่งอาศัยอัลกอริทึมที่เรียกว่า แฮชชิ่ง (hashing) ในการคำนวณหาค่าคีย์ฟีลด์ให้เป็นตำแหน่งที่ใช้จัดเก็บข้อมูล

ภาพที่ 6.7 การทำงานกับแฟ้มข้อมูลสุ่มแบบแฮชไฟล์

          2. แบบดรรชนี (Indexed File) ใช้วิธีการเข้าถึงข้อมูลโดยมีการสร้างแฟ้มดรรชนี (index) เพื่อช่วยในการค้นหาหรือเข้าถึงข้อมูลโดยตรงให้รวดเร็วและสะดวกขึ้น

ภาพที่ 6.8 การทำงานกับแฟ้มข้อมูลสุ่มแบบดรรชนี

     โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดรรชนี (Index Sequential file Structure)

     เป็นลักษณะของโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่อาศัยกระบวนการที่เรียกว่า ISAM (Index Sequential Access Method) ซึ่งรวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลำดับเข้าไว้ด้วยกัน การจัดการแฟ้มข้อมูลนี้ ข้อมูลจะถูกจัดเก็บเรียงกันตามลำดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม

ภาพที่ 6.9 แฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดรรชนี

     เปรียบเทียบโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแต่ละประเภท

     การจัดการเกี่ยวกับโครสร้างของแฟ้มข้อมูล ควรคำนึงถึงความสามารถด้านเวลาในการเข้าถึงข้อมูลของอุปกรณ์ที่ใช้จัดเก็บด้วย เพราะหน่วยเก็บข้อมูลสำรองจะเข้าถึงข้อมูลได้ช้ากว่าหน่วยความจำหลักมาก ดังนั้นการเลือกจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบใดๆ ก็ตาม ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับความต้องการรวมถึงความถี่ในการปรับปรุงและการดึงข้อมูลเพื่อเรียกใช้ด้วย

ภาพที่ 6.10 ตัวอย่างการเปรียบเทียบโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแต่ละประเภทกับการจัดเก็บหนังสือ

ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File type)

     แบ่งประเภทของแฟ้มข้อมูลตามลักษณะเนื้อหาของข้อมูลที่เก็บเป็น 2 ประเภทด้วยกันคือ

     1. แฟ้มหลัก (Master file) เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก โดยจะอาศัยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงเข้ามาทำให้มีความทันสมัย หรือแก้ไขแฟ้มหลักนั้นโดยทันทีก็ได้
     2. แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file) เป็นแฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อย และทำแบบประจำต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน มักนำไปใช้สำหรับการปรับปรุงแฟ้มหลักนั่นเอง

ภาพที่ 6.11 ตัวอย่างการปรับปรุงรายการของแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูลกับระบบฐานข้อมูล (File Processing VS Database System)    
     การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล
     แฟ้มข้อมูลต่างๆ สามารถนำเอามาประมวลผลเพื่อนำไปใช้งานอื่นๆ ได้ แต่มีข้อเสียคือทำให้ข้อมูลมีความซ้ำซ้อนกัน (data redundancy) โดยเฉพาะในหน่วยงานที่มักจัดเก็บข้อมูลแยกกันไว้ต่างหาก และมีการจัดการข้อมูลกันเอง

ภาพที่ 6.12 การประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล (File Processing) ที่จัดเก็บข้อมูลแยกกันต่างหาก

     ระบบฐานข้อมูล (Database Systems)
     ระบบฐานข้อมูล สามารถใช้งานได้ทั้งกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว (stand alone) การนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น หากต่างคนต่างเก็บข้อมูลเอง ไม่ได้นำมาเก็บรวมกันเป็นหลักฐานข้อมูลกลาง อาจส่งผลให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมาอีกได้ เช่น ความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล หรือปัญหาของข้อมูลที่ไม่ตรงกัน เป็นต้น

ภาพที่ 6.13 แฟ้มข้อมูลที่นำมาเก็บรวมกันให้อยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูล (Database)

แนวคิดของการใช้ฐานข้อมูล
     การนำระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับข้อมูลนั้นมีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐานดังนี้

ภาพที่ 6.14 แนวคิดของการใช้ฐานข้อมูล

     - ลดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล (Reduced Data Redundancy) การจัดเก็บข้อมูลของหน่วยงานซึ่งแยกกันไว้หลายที่ อาจมีบางส่วนที่ซ้ำซ้อนกันได้

     - ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced Data Inconsistency) คือลักษณะของข้อมูลที่เป็นชุดเดียวกันแต่มีค่าต่างกัน เป็นผลสืบเนื่องมาจากการซ้ำซ้อนกันของข้อมูล

     - การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved Data Integrity) คือ ความถูกต้อง ความสอดคล้อง ความสมเหตุสมผลของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลนั้น

     - ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared Data) การจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน ทำให้แต่ละฝ่ายในองค์กรสามารถที่จะเรียกใช้ข้อมูลระหว่างกันได้โดยง่าย

     - ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier Access) เพราะมีกลไกในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นแบบเดียวกัน

     - ลดระยะเวลาการพัฒนาระบบงาน (Reduced Development time) ส่งผลให้นักพัฒนาระบบประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น 

เครื่องมือสำหรับจัดการฐานข้อมูล (DBMS)

     DBMS (Database Management Systems) เปรียบเสมือนเป็นผู้จัดการฐานข้อมูลนั่นเอง โปรแกรมประเภทนี้มีจำหน่ายอยู่ในตลาดหลายระบบด้วยกัน แต่ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักกันดีคือ ระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือ RDBMS (Relational Database Management System)

ภาพที่ 6.15 ระบบการจัดการฐานข้อมูลหรือ DBMS

     ลักษณะของ DBMS

     DBMS เป็นเหมือนตัวกลางที่ยอมให้ผู้ใช้เข้าค้นคืนข้อมูลได้โดยมีเครื่องมือสำคัญ คือภาษาที่ใช้จัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า ภาษาเรียกค้นข้อมูลหรือ ภาษาคิวรี่ (query language) ประกอบด้วยคำสั่งสำหรับเรียกใช้ข้อมูล แก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือลบข้อมูล และยังสามารถนำไปใช้ร่วมกับการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ทางด้านฐานข้อมูลได้เป็นอย่างดี

     ภาษาคิวรี่ (Query Language)

     เป็นภาษาที่ใช้สำหรับสอบถามหรือจัดการกับข้อมูลใน DBMS โดยภาษาประเภทนี้ได้รับความนิยมสูงสุดคือ ภาษา SQL (Structure Query Language) มีรูปแบบคำสั่งที่คล้ายกับประโยคในภาษาอังกฤษมาก

ภาพที่ 6.16 ตัวอย่างการใช้คำสั่งภาษา SQL เพื่อแสดงผลข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access

     ระบบการจัดการข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทุกระบบจะใช้คำสั่งพื้นฐานของภาษา SQL ได้เหมือนๆ กัน แต่อาจมีคำสั่งพิเศษที่แตกต่างกันบ้าง ตัวอย่างของ SQL มีดังนี้

     ความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล

ภาพที่ 6.17 ความสามารถของระบบการจัดการฐานข้อมูล

          สร้างฐานข้อมูล (create database) โดยปกติแล้วผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบฐานข้อมูล ก่อนออกแบบได้ก็อาจมีการเก็บข้อมูลหรือขั้นตอนการทำงานของระบบที่จะพัฒนาเสียก่อน โดยต้องมีการสัมภาษณ์หรือวิเคราะห์ค่ารายการต่างๆ จากแบบฟอร์มเอกสารหรือระบบงานเดิม ซึ่งจะทำให้ทราบได้ว่าต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง

          เพิ่ม เปลี่ยนแปลงแก้ไข และลบข้อมูล (add, change and delete data) สามารถเพิ่มรายการต่างๆ เข้าไปได้ตลอดเวลา โดยเข้าไปจัดการที่ตัวของ DBMS เช่น การเพิ่มข้อมูลบางเรคอร์ดที่ตกหล่นในระหว่างการบันทึกข้อมูล หรือลบข้อมูลของนักศึกษารายนี้ออกจากระบบได้ และสามารถแก้ไขค่าต่างๆ ได้โดยง่าย

          จัดเรียงและค้นหาข้อมูล (sort and retrieve data) โดยคุณสามารถเตรียมข้อมูลและเลือกได้ว่าจะให้ DBMS จัดเรียงแบบใด เช่น จัดเรียงข้อมูลจากค่าน้อยไปหาค่ามากหรือจะเรียงจากค่ามากไปหาค่าน้อย เป็นต้น

          สร้างรูปแบบและรายงาน (create form and report) สามารถสร้างรูปแบบการแสดงผลบนหน้าจอ และพิมพ์ผลลัพธ์รายการออกมาเป็นรายงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลสามารถตรวจสอบ หรือแก้ไขรายการที่มีอยู่นั้นได้โดยง่าย

ข้อมูล : หนังสือความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ

ผู้เขียน : วิโรจน์  ชัยมูล ,  สุพรรษา  ยวงทอง

รูปภาพ : http://lms.notestyle.net/ claroline/backends/download.php?url=L2NoMDZfc2xp

            L2NoMDZfc2xpZGVfLWN2LS5wZGY%3D&cidReset=true&cidReq=05000108_001

แบบฝึกหัดท้ายบทที่

1. คุณสมบัติของข้อมูลที่ดีประกอบด้วยอะไรบ้าง จงอธิบาย

    ตอบ คุณสมบัติพื้นฐานของข้อมูลที่ดี มีดังต่อไปนี้

           1. ความถูกต้อง : ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้

           2. มีความเป็นปัจจุบัน : ต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

           3. ตรงตามความต้องการ : ข้อมูลต้องสอดคลอดและตรงกับความต้องการของหน่วยงานให้มากที่สุด

           4. ความสมบูรณ์ : การนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์นั้น จะต้องมีความสมบูรณ์ของข้อมูลมากพอ จึงจะทำให้การนำเอาไปใช้นั้นเกิดประโยชน์อย่างเต็มที่

           5. สามารถตรวจสอบได้ : แหล่งข้อมูลที่หามาได้นั้นต้องเป็นแหล่งที่เชื่อถือได้ และตรวจสอบได้จริง

2. ข้อมูลภายในสถาบันการศึกษาที่ท่านสังกัดอยู่ มีอะไรบ้าง จงยกตัวอย่างประกอบ

     ตอบ  สถาบันการศึกษา อาจพอยกตัวอย่างข้อมูลภายในได้ดังนี้

            - จำนวนนักศึกษาทั้งหมดในสถาบัน ซึ่งสามารถแยกหรือหาข้อมูลย่อยๆได้อีกเช่น จำนวนนักศึกษาชาย จำนวนนักศึกษาหญิง จำนวนนักศึกษาระดับปริญญาตรีหรือปริญญาโท เป็นต้น ข้อมูลภายในเหล่านี้อาจดูได้จากหน่วยงานด้านสถิติและทะเบียนนักศึกษาของสถาบันที่สังกัด

            - หลักสูตรที่เปิดสอนในระดับต่างๆ

ข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรที่เปิดสอนในสถาบันการศึกษา ถือเป็นข้อมูลภายในเช่นเดียวกัน ซึ่งในหลายสถาบันอาจมีข้อมูลของหลักสูตรที่ไม่เหมือนกันได้ เช่น ชื่อหลักสูตร ชื่อปริญญา หรือรายละเอียดของหลักสูตรที่ใช้สอน เป็นต้น ข้อมูลภายในเหล่านี้อาจดูได้จากหน่วยงานฝ่ายวิชาการที่กำกับดูแลด้านหลักสูตรโดยตรง

            - คณะหรือสาขาวิชาที่มีอยู่

จำนวนคณะหรือสาขาวิชาในแต่ละสถาบันการศึกษา อาจมีจำนวนไม่เท่ากัน เหมือนกับข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตร บางสถาบันอาจมีคณะเพียง 2-3 คณะ บางสถาบันอาจมีมากกว่านั้นได้ บางคณะอาจมีสาขาวิชาสังกัดอยู่เพียงไม่กี่สาขา แต่บางคณะอาจมีอยู่หลายสาขา สามารถทราบข้อมูลเหล่านี้ได้จากหน่วยงานฝ่ายวิชาการเช่นเดียวกัน

3. ไฟล์หรือแฟ้มตารางข้อมูลคืออะไร
    ตอบ เป็นการนำเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆ เรคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บมาเรียงอยู่ในรูปแบบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน

4. ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ แตกต่างกันอย่างไร

    ตอบ - ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่างๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลได้

           - ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลไม่จำเป็นต้องไปสำรวจเอง

5. ในแง่ของการจัดการข้อมูลนั้น ข้อมูลมีโอกาสซ้ำกันได้หรือไม่ จะมีวิธีแก้ไขได้อย่างไร

    ตอบ ข้อมูลอาจมีการซ้ำกันเกิดขึ้นได้อยู่เสมอในบางฟีลด์ เช่น ชื่อสินค้า ชื่อตัว หรือนามสกุล อาจมีการใช้ที่ซ้ำกันได้ การแก้ไขในเรื่องการจัดการข้อมูลคือ สร้างคีย์ฟีลด์ (key field) เพื่อใช้อ้างอิงหรือระบุข้อมูลโดยเฉพาะ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการอ้างอิงข้อมูลที่ผิด ซึ่งทำให้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากกว่า คีย์ฟีลด์ในตารางแฟ้มข้อมูลจะเป็นตัวอ้างอิงหรือระบุเรคอร์ดที่ต้องการได้ ปกติจะเลือกฟีลด์ที่ไม่มีข้อมูลซ้ำกันเลย เช่น ฟีลด์รหัสนักศึกษา ฟีลด์รหัสสินค้า เป็นต้น

6. การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่ง่ายและเป็นพื้นฐานมากที่สุด คือแบบใด มีหลักการทำงานอย่างไรบ้าง

    ตอบ โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (sequential file structure) ถือเป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานและสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด โดยจะเรียงลำดับเรคอร์ดต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลำดับไปอ่านโดยตรงไม่ได้ เมื่อต้องการอ่านข้อมูลที่เรคอร์ดใดๆ โปรแกรมจะเริ่มอ่านข้อมูลตั้งแต่เรคอร์ดแรกไปเรื่อยๆจนกว่าจะพบเรคอร์ดที่ต้องการอ่าน จึงจะเรียกค้นคืนเรคอร์ดนั้นขึ้นมา

7. โครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มสามารถทำงานได้เร็ว เป็นเพราะเหตุใด จงอธิบาย

    ตอบ การอ่านข้อมูลในเรคอร์ดใดๆสามารถเข้าถึงได้โดยตรง ไม่ต้องรอหรือผ่านเรคอร์ดแรกๆเหมือนกับแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ ก็สามารถเลือกหรืออ่านค่าได้โดยทันที ซึ่งเป็นโครงสร้างที่มีในสื่อประเภทจานแม่เหล็ก เช่น ดิสก์เก็ตต์หรือฮาร์ดดิสก์

8. เหตุใดจึงต้องนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ในการทำงาน จงอธิบายและยกตัวอย่างประกอบ

    ตอบ เพื่อลดปัญหาเกี่ยวกับการทำงานที่ต่างคนต่างจัดเก็บข้อมูลแยกกัน ให้สามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น

           ตัวอย่างเช่น เช่น แต่เดิมข้อมูลที่อยู่ลูกค้าของฝ่ายขายและฝ่ายการเงินต่างก็แยกเก็บกันเอง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าเกิดขึ้น จึงไม่รู้ว่าจะใช้ที่อยู่ใดในการติดต่อดี เพราะฝ่ายหนึ่งอาจมีการแก้ไขให้เป็นค่าที่อยู่ในปัจจุบันแล้ว แต่อีกฝ่ายหนึ่งอาจไม่ทราบและไม่มีการแก้ไขใดๆ หากจะติดต่อกับลูกค้าจริงๆอาจมีปัญหาขึ้น แต่เมื่อนำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ ซึ่งเป็นการเก็บข้อมูลไว้ที่เดียวกัน จึงช่วยลดปัญหาเหล่านี้ลงไปได้ 

9. ความซ้ำซ้อนกันของข้อมูล (data redundancy) คืออะไร จงอธิบาย

    ตอบ คือการจัดเก็บข้อมูลไว้แยกกันหลายที่ ข้อมูลที่ต้องการจึงอาจมีบางส่วนที่ซ้ำซ้อนกันได้ กล่าวคือมีข้อมูลชุดเดียวกันถูกจัดเก็บใน 2 แฟ้มข้อมูลหรืออาจมากกว่านั้น ทำให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลโดยเปล่าประโยชน์

10. DBMS มีประโยชน์อย่างไรต่อการใช้งานฐานข้อมูล

     ตอบ  เป็นเสมือนตัวกลางที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานฐานข้อมูลได้เป็นอย่างดี โดยที่ไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากก็สามารถดูแลรักษาฐานข้อมูลได้ รมถึงควบคุมการเข้าถึงข้อมูลต่างๆได้ด้วยอีกทั้งยังทำให้การค้นคืนข้อมูลต่างๆสามารถทำได้อย่างง่ายดาย

11. ภาษาที่ใช้สอบถามหรือเข้าถึงข้อมูลโดยผ่านรูปแบบการใช้คำสั่งเฉพาะ เรียกว่าภาษาอะไร จงยกตัวอย่างคำสั่งประกอบ

     ตอบ ภาษาคิวรี่เป็นภาษาที่ใช้สำหรับสอบถามหรือเข้าถึงข้อมูลฐานข้อมูลได้ ตัวอย่างของภาษาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ ภาษา SQL ซึ่งเป็นคำสั่งภาษาที่นิยมใช้กันในระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในปัจจุบันมากที่สุด ตัวอย่างของคำสั่งต่าง ๆ เช่น

           - DELETE ใช้สำหรับลบข้อมูลหรือเรคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล

           - INSERT ใช้สำหรับเพิ่มข้อมูลหรือเรคอร์ดใดๆเข้าไปในฐานข้อมูล

           - SELECT ใช้สำหรับเลือกข้อมูลหรือเรคอร์ดใดๆที่ต้องการจากฐานข้อมูล

           - UPDATE ใช้สำหรับแก้ไขข้อมูลหรือเรคอร์ดใดๆในฐานข้อมูล

12. ความสามารถโดยทั่วไปของ DBMS มีอะไรบ้าง จงอธิบาย

     ตอบ คุณสมบัติหรือความสามารถโดยทั่วไปของ DBMS พอสรุปได้ดังนี้

            - สร้างฐานข้อมูล โดยปกตินั้นการออกแบบฐานข้อมูลอาจต้องมีการเก็บข้อมูลหรือขั้นตอนการทำงานของระบบที่จะพัฒนาเสียก่อนเพื่อให้ทราบได้ว่าต้องการฐานข้อมูลอะไรบ้าง ตารางที่จัดเก็บมีกี่ตาราง จากนั้นจึงนำเอามาสร้างเป็นฐานข้อมูลจริงใน DBMS ทั่วโป โดยผ่านเครื่องมือที่มีอยู่ในโปรแกรมซึ่งอาศัยภาษา SQLในการสั่งงาน

           - เพิ่ม เปลี่ยนแปลงแก้ไขและลบข้อมูล ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วย DBMS นั้น สามารถเพิ่มค่า เปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลต่างๆได้ทุกเมื่อโดยเข้าไปจัดการได้ที่ DBMS โดยตรง เช่น เพิ่มค่าเรคอร์ดบางเรคอร์ดที่ตกหล่น ลบหรือแก้ไขข้อมูลบางเรคอร์ดที่ต้องการ เป็นต้น

           - จัดเรียงและค้นหาข้อมูล DBMS สามารถจัดเรียงข้อมูลได้โดยง่าย ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะให้จัดเรียงแบบใด เรียงข้อมูลจากค่าน้อยไปหาค่ามากหรือเรียงตามลำดับวันเวลา เป็นต้น นอกจากนั้นยังสามารถระบุค่าเพียงบางค่าเพื่อค้นหาข้อมูลได้โดยง่าย เช่น ป้อนอักษร A เพื่อค้นหาข้อมูลสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร A ได้ เป็นต้น

           - สร้างรูปแบบและรายงาน การแสดงผลบนหน้าจอ (form) และพิมพ์ผลลัพธ์รายการต่างๆออกมาเป็นรายงาน (report) เป็นอีกคุณสมบัติหนึ่งที่ DBMS สามารถทำได้ ช่วยให้ผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลดังกล่าว สามารถตรวจสอบหรือแก้ไขรายการที่มีอยู่นั้นได้โดยง่าย